Retningslinier for årlige evalueringer af Miljøministeriets og amternes prøvetagning, dataoverførsel og rapportering

Af programbeskrivelsen for NOVANA fremgår det, at der skal gennemføres årlige evalueringer af amternes og statens opgaver i relation til prøvetagning, dataoverførsel og rapportering.

1. Formål

Formålet med de årlige evalueringer af normalrapporteringen er at sikre en fastholdelse af det faglige niveau. Evalueringerne skal derfor afdække væsentlige mangler eller uacceptable forhold i forbindelse med prøvetagning, dataoverførsel og rapportering.

Evalueringerne skal i det omfang det er praktisk muligt besvare følgende spørgsmål:

Prøvetagning og dataoverførsel

• er alle undersøgelser gennemført som beskrevet?
• er alle aftalte data overført?
• er data overført i de aftalte formater?
• er endeligt program, paradigma og dataoverførselsformater udmeldt i god tid?
• er datakvaliteten tilfredsstillende?
• er data overført til tiden?

Rapportering

• er paradigmaet krav til rapporteringen let forståelige og relevante?
• er paradigmaet for rapporteringen overholdt, herunder om alle undersøgelser og data er rapporteret?
• er det faglige niveau er tilfredsstillende?
• har rapporteringen fundet sted til tiden?

Evalueringerne skal tage udgangspunkt i det aftalte program, herunder specielt paradigmaet for normalrapporteringen. Evalueringerne skal vurdere om forudsætningerne for en optimal overførsel og rapportering af data har været opfyldt.

Evalueringerne skal være i form at notater m.v. fra styringsgrupperne til Aftaleudvalget og finde sted, jf. Aftaleudvalgets beslutning af 11. juni 1999, i to trin:

1. Evaluering af prøvetagning og dataoverførsel, herunder også evaluering af forudsætningerne herfor, op til Aftaleudvalgets møde i slutningen af september,
2. Evaluering af rapportering op til Aftaleudvalgets møde i marts det efterfølgende år.

2. Forudsætninger

Forudsætningerne for gennemførelse af det aftalte prøvetagnings- og analyseprogram samt en efterfølgende optimal dataoverførsel og rapportering er:

• at aktiviteter og procedurer er klart og tydeligt beskrevet i henholdsvis programbeskrivelsen, de tekniske anvisninger og det gældende paradigma,
• at paradigma og formaterne for overførsel af data er udmeldt i god tid, og
• at overførslerne af data (fra fagdatacentre til amter, fagdatacentrene imellem samt fra amter til fagdatacentre) har fundet sted til tiden.

3. Evaluering af prøvetagning og dataoverførsel m.v.

Evalueringen af prøvetagning og den efterfølgende overførsel af data skal tage udgangspunkt i redegørelser om gennemførelse af det aftalte måleprogram, som amterne plus fagdatacentrene for hhv. marine områder, luft og ferskvand skal udarbejde, jf. Paradigma-2000.

3.1 Prøvetagning mv.

Styringsgruppernes evaluering af amternes prøvetagning skal tage udgangspunkt i amternes og fagdatacentrenes redegørelser og i den forbindelse besvare følgende spørgsmål i det omfang det er praktisk muligt:

• er programbeskrivelsen og de tekniske anvisninger udformet, så der ikke kan opstå tvivl om forhold vedrørende prøvetagning og oparbejdning/kemisk analyse?
• er alle aftalte prøver indsamlet?
• er de aftalte metoder for prøvetagning anvendt?
• er de aftalte metoder for oparbejdning og kemisk analyse m.v. anvendt?

Tilsvarende skal styringsgrupperne evaluere de statslige overvågningsaktiviteter vedrørende de åbne farvande og atmosfærisk nedfald samt driften af hhv. Farvandsmodellen og de i alt 27 hydrometristationer.

Fagdatacentrene skal for styringsgrupperne vurdere de enkelte redegørelser for gennemførsel af de aftalte målinger og analyser i forhold til de data mv. der er overført til fagdatacentret. Fagdatacentrene skal i samme forbindelse - i det omfang det er muligt - vurdere om kravene i de tekniske anvisninger er overholdt. Fagdatacentrenes udkast til vurderinger af amternes redegørelser mv. skal være sendt i høring i amterne mindst 14 dage inden behandling i styringsgrupperne.

3.2 Overførsel af data mv.

Styringsgruppernes evaluering af amternes dataoverførsel til fagdatacentrene skal besvare følgende spørgsmål:

• er programbeskrivelsen, paradigma og dataoverførselsformater udformet, så der ikke kan opstå tvivl om forhold vedrørende overførsel af data m.v.?
• er de aftalte dataformater anvendt?
• var overførslerne af data fejlfrie eller acceptable?
• er tidsfristerne for overførsel af data overholdt?

Tilsvarende skal styringsgrupperne evaluere fagdatacentrenes lagring af data samt fagdatacentrenes overførsler af data til amterne og andre fagdatacentre.

Fagdatacentrene skal til brug for styringsgruppernes evalueringer vurdere kvaliteten af de overførte data og gøre rede for hvornår data er overført, herunder også hvornår fejlfrie datasæt er endeligt modtaget. Fagdatacentrenes udkast til vurderinger af datakvaliteten skal sendes i høring i amterne, inden behandling i styringsgrupperne.

3.3 Udarbejdelse af evalueringsnotater

Styringsgruppernes notater til Aftaleudvalget skal for hvert delprogram omfatte følgende elementer:

• besvarelse af de stillede spørgsmål, og
• en sammenfatning, herunder om der er fundet væsentlige mangler eller uacceptable forhold.

Styringsgruppernes anbefalinger og eventuelle forslag til indstillinger til Aftaleudvalget skal fremgå af det brev, hvormed evalueringsnotatet fremsendes til sekretariatet for Aftaleudvalget.

Sekretariatet for Aftaleudvalget skal på baggrund styringsgruppernes evalueringer sammenskrive et notat indeholdende bl.a.:

• status for udformning af programbeskrivelse, tekniske anvisninger, paradigma og dataoverførselsformater m.v. for så vidt angår forhold vedrørende prøvetagning, oparbejdning/kemisk analyse og dataoverførsel,
• status for hvorvidt prøvetagnings- og analyseprogram er gennemført,
• status for dataoverførsler og -kvalitet samt overholdelse af tidsfrister, og
• en sammenfatning og listning af eventuelle væsentlige mangler eller uacceptable forhold, som er afdækket i forbindelse med evalueringen.

4. Evaluering af rapportering

4.1 Amternes rapportering

Styringsgruppernes og fagdatacentrenes evaluering af amternes rapportering skal vurdere om forskrifterne i paradigmaet er fulgt, herunder om:

• tidsfristerne er overholdt?

• paradigmaets disposition er fulgt?
• paradigmaet er udformet, så der ikke er tvivl om rapporteringskravene?
• præsentationen af data er tilstrækkelig god?
• databehandlingen er tilstrækkelig god?
• diskussionen af data er tilstrækkelig god?
• "året-der-gik" er tilfredsstillende rapporteret?
• årsagssammenhænge er analyseret tilfredsstillende?
• tværgående forhold er behandlet tilfredsstillende?
• konklusionerne er fagligt underbygget?

Udkast til evalueringen af amternes rapportering skal være sendte i høring i amterne mindst 14 dage inden behandling i styringsgruppen.

4.2 Fagdatacentrenes rapportering

Styringsgruppernes evaluering af det eller de tilhørende fagdatacenters/-centres landsdækkende rapportering skal vurdere om forskrifterne i paradigmaet er fulgt, herunder om:

• tidsfristerne er overholdt?
• paradigmaets disposition er fulgt?
• paradigmaet er udformet, så der ikke kan opstå tvivl om kravene til fagdatacentrenes landsdækkende rapportering?
• alle de indberettede amtsdata er anvendt?
• rapportens behandling af data er tilfredsstillende?
• rapportens præsentation af data er tilfredsstillende?
• årsagssammenhænge er analyseret (modeludvikling, relationer)?
• rapportens konklusioner er tilstrækkeligt fagligt underbygget?

Styringsgrupperne skal desuden evaluere relevante fagdatacenter-rapporter med henblik på at vurdere hvorvidt disse rapporter fagligt supplerer hinanden tilstrækkeligt.

4.3 Vandmiljøredegørelsen

Styringsgruppernes evaluering af redegørelsen skal besvare følgende spørgsmål:

• er tidsfristen overholdt?
• er paradigmaets disposition fulgt?
• er paradigmaet udformet, så der ikke kan opstå tvivl om kravene til redegørelsens indhold?
• er redegørelsens behandling og præsentation af data tilfredsstillende?
• er der inddraget information for andre kilder end fagdatacenterrapporterne?
• er redegørelsens konklusioner tilstrækkeligt fagligt underbygget?
• er redegørelsens diskussioner og konklusioner klare og sprogligt forståelige?

4.4 Notat til Aftaleudvalget

Styringsgruppernes årlige evaluering af rapporteringen skal for hvert delprogram omfatte følgende elementer:

• besvarelse af de stillede spørgsmål, og
• en sammenfatning, herunder om der er fundet væsentlige mangler eller uacceptable forhold.

Styringsgruppernes anbefalinger og eventuelle forslag til indstillinger til Aftaleudvalget skal fremgå af det brev, hvormed evalueringsnotatet fremsendes til sekretariatet for Aftaleudvalget.

Sekretariatet for Aftaleudvalget skal sammenskrive styringsgruppernes evalueringer til et notat indeholdende bl.a.:

• status for rapporteringen, herunder kvalitet og overholdelse af frister,
• status for programbeskrivelsens og paradigmaets beskrivelse af forhold vedrørende rapportering,
• en sammenfatning og listning af eventuelle væsentlige mangler eller uacceptable forhold, som er afdækket i forbindelse med evalueringen.

5. Evaluering af iltsvindsrapportering

Styringsgruppen for Marine områder og Atmosfæren skal årligt udarbejde en særskilt evaluering af iltsvindsrapporteringen.

Evalueringen skal sammen med eventuelle anbefalinger forelægges Aftaleudvalget på dets møde i december.

6. Evaluering af driften af Farvandsmodellen

Styringsgruppen for Marine områder og Atmosfæren skal årligt udarbejde en særskilt evaluering af driften af Farvandsmodellen og rapporteringen af beregningerne af vand- og stoftransporter i de danske farvande.

Evalueringen og eventuelle anbefalinger skal forelægges Aftaleudvalget på dets møde i marts.

7. Aftaleudvalgets behandling af evalueringerne

Aftaleudvalget skal drøfte og godkende evalueringerne af hhv. prøvetagning, dataoverførsel og rapportering på udvalgets møder i september og marts.

Udvalget skal desuden drøfte og godkende de særskilte evalueringer af iltsvindsrapporterne og driften af Farvandsmodellen.

De af Aftaleudvalget godkende evalueringsnotater skal sammen med grundlaget herfor (styringsgruppernes evalueringer inkl. bilag) sendes til alle NOVA-parter.

Aftaleudvalget skal, såfremt en evaluering viser, at der har været væsentlige mangler eller uacceptable forhold i forbindelse med:

1. gennemførelse af det aftalte undersøgelsesprogram,
2. overholdelse af paradigmaet eller retningslinier for rapportering eller
3. at det faglige niveau er fundet utilfredsstillende,

medvirke til en sikring af, at de kritiserede forhold bliver forbedret.

[Dokument AFT.UDV 42/7/1rev. Godkendt af Aftaleudvalget 17-03-00]